Muchos tenemos cuentas en GMail. Son casi esenciales para sacar máximo provecho al entorno Google (Google Video, Google Docs, AdSense…), pero no muchos sacan el máximo partido a éste genial gestor de correo web.

Antes de empezar, querría comentar que yo siempre odié bastante los gestores de correo online. Me parecían lentos e incómodos, y no me equivoco, lo eran (y lo siguen siendo en su mayoría). Pero GMail superó con creces mis expectativas y palió muchas de mis necesidades eficientemente. Llevo desde hace mucho usándolo, y lo he visto cambiar muchas veces, añadiendo más y más funcionalidades a la vez que espacio de almacenaje. Y, lo mejor, esque esas funcionalidades siempre se han añadido mirando por la usabilidad y la comodidad del usuario, algo que no puede decirse últimamente de muchas empresas de software.

También quiero aclarar que no trabajo para Google, ni me llevo comisión ni nada por el estilo (xD). Escribo ésto sólo para que las capacidades de éste gestor de correo no caigan en el olvido, y para que muchos de vosotros que utilizáis GMail como un gestor de correo más empecéis a utilizar todas esas funcionalidades que, quizá, ni os habíais dado cuenta de que existían.

Para empezar ¿Qué es GMail?

GMail es el gestor de correo web de Google. Actualmente todo el mundo puede registrarse gratuitamente y obtener una cuenta. Hasta hace bien poco, las cuentas sólo podían obtenerse mediante invitaciones.
GMail ofrece actualmente casi 6Gb (y subiendo constantemente) de almacenamiento, y probablemente en el futuro ofrecerá almacenamiento ilimitado. También cuenta con muchas otras utilidades que listaré brevemente.

• Mails organizados por conversaciones (hace la tarea de responder o tener un intercambio de mails muchísimo más intuitiva)
• Etiquetas (Carpetas donde etiquetar tus correos para mantener un orden)
• Integración en GTalk, un chat para tus contactos en google.
• Fácil búsqueda de contenido de los mails.
• Filtros para mensajes
• Correo POP para gestores de correo como Outlook, Thunderbird…
• Admite archivos adjuntos de hasta 20Mb
• Capacidad para abrir documentos adjuntos sin necesidad de descargarlos.
• Auto-salvado de borradores
• Capacidad para recibir y enviar mails desde otras cuentas
• Y lo que yo considero mejor: El mejor servicio de prevención de phishing, spam, etc…

Búsqueda de mensajes.

En la cabecera podemos encontrar la clásica barra de búsqueda de Google. Ésta nos servirá tanto para buscar de forma habitual a través del buscador de webs, como para buscar mails en nuestra cuenta. Encontrará cualquier mail que contenga la palabra que le hemos indicado, exceptuando la carpeta de Spam.

Para obtener mejores resultados, podemos utilizar varias fórmulas en la búsqueda, por ejemplo:

FROM: usuario@dominio.com
Encontrará todos los mensajes que hayan sido recibidos desde la dirección de correo especificada.

FROM: *@dominio.com
Encontrará los mensajes recibidos desde el dominio especificado, cualquiera que sea el usuario.

FROM: usuario@*
Encuentra un nombre de usuario independientemente del dominio.

TO:
La etiqueta TO: actuará a la inversa que FROM: , mostrándonos mensajes enviados de nuestra cuanta hacia la que especifiquemos, permitiéndonos usar comodines.

SUBJET: “La sombra de la tarasca“
Muestra mensajes tanto enviados como recibidos que muestre el texto especificado en el asunto.

orcos -elfos
En éste ejemplo, buscará mensajes que contenga la palabra “orcos”, pero no mostrará los que también contengan la palabra “elfos”

orcos OR elfos
Buscará mensajes que contengan la palabra orcos o que contengan la palabra elfos, o ambas

“rol“ -d20 FROM: *@la-tarasca.com
En éste ejemplo, la búsqueda mostrará mensajes que contengan la palabra “rol”, pero no “d20″ recibidos desde cualquier usuario con dominio “la-tarasca.com”

Etiquetas

Una funcionalidad excelente para la clasificación de correo son las etiquetas. Podemos crear etiquetas de cualquier tipo que actuarán como contenedores de nuestros correos, pudiendo asignarles etiquetas manualmente o bien configurando filtros para que ciertos mensajes entren automáticamente en esas etiquetas.

Hace unas semanas añadieron ése toque que les faltaba a las etiquetas, y es que ahora podemos asignar colores a éstas para que de un vistazo podamos ver cómo se ha clasificado el correo.

No me extenderé mucho sobre ésta función, ya que es bastante obvia.

Un pequeño truco: Si creamos una etiqueta llamada UNREAD, todos los mensajes no leídos se etiquetarán automáticamente con ella. Si creamos una llamada READ, los mensajes leídos harán lo propio.

Consejo: Si al inscribirnos en algún sitio queremos que los mensajes desde allí nos lleguen a etiquetados de cierta forma, podemos introducir nuestro mail como, por ejemplo usuario+tarasca@gmail.com . Los mensajes seguirán llegando a tu mail usuario@gmail.com , pero podremos configurar un filtro para que al recibir mails hacia usuario+tarasca@gmail.com se etiqueten automáticamente con la etiqueta “tarasca”, por ejemplo.

Avatar

 

En configuración podemos activar nuestro avatar. Ésto es una foto o imagen que podemos subir y que se mostrará en nuestros mails o cuando quien los recibe mire nuestro perfil en su lista de contactos, así, de un vistazo, podrá saber quienes somos.
Para ver los avatares de nuestros contactos debemos activar la opción pertinente en esa misma sección.

Firma

Podemos configurar una firma que adjuntar automáticamente a nuestros mensajes enviados.

Indicadores

Activando ésta opción, nuestra bandeja de entrada mostrará el símbolo > cuando el mensaje se haya enviado a más personas aparte de a nosotros, y >> cuando el mensaje haya sido enviado únicamente a nuestra dirección.

Contestador automático

Podemos activar o desactivar ésta función para que respondamos a mensajes recibidos con un mensaje automático. Útil cuando no vamos a poder acceder a nuestro mail durante un tiempo.

Cuentas

En ésta sección podremos configurar GMail para poder enviar mails con otras direcciones de correo y poder recibir emails automáticamente desde otras cuentas. Útil si tenemos más de una cuenta y queremos tenerlo todo ordenado sin necesidad de revisar la bandeja de entrada en cada una de ellas.

Filtros

Podemos configurar los filtros con una cantidad tremenda de opciones. Mensajes recibidos desde ciertas cuentas de correo, recibidos hacia una cuenta específica, que contenga ciertas palabras, que no contenga ciertas otras, por asunto, si tienen archivos adjuntos…

Atajos de teclado

Tener activada ésta opción nos ayudará a ganar tiempo cuando la tengamos controlada. Nos permite movernos rápidamente por GMail pulsando teclas. Algunos atajos son:

• A: Responde a todos los participantes de un mensaje
• C: Crea un nuevo mensaje
• F: Reenvía un mensaje
• K: Sitúa el cursor en el mensaje más reciente
• N: Siguiente mensaje
• O , Enter: Abre o cierra un mensaje
• R: Responder el mensaje
• /: Sitúa el cursor en el cuadro de búsqueda
• !: Marca el mensaje como Spam y lo elimina
• Y: Archiva un mensaje

Algunos trucos

Seleccionar varios mensajes a la vez.
Podemos seleccionar varios mensajes de nuestra bandeja de entrada si pulsamos Shift y hacemos click en el primer y último mensaje. Así se seleccionarán todos los mensajes intermedios.

Acceso rápido a escribir correos
Si vamos a componer un nuevo correo, veremos que podemos sacar éste cuadro a otra ventana del navegador pulsando la flecha superior izquierda que se encuentra en la esquina del propio marco. Si añadimos ésta página a nuestros marcadores (o a nuestra barra de marcadores) tendremos acceso rápido al compositor de mensajes.
Es más, si hacemos click en propiedades del marcador, podemos hacer que se abra en un panel lateral del navegador, y así no perderemos de vista la web que estamos visitando.

Si tenemos instalado Google Desktop o Google Toolbar, también podremos configurar que los links a mails desde las webs se abran automáticamente en el compositor de mensajes de GMail, lo cual es siempre muy útil.

GMail Notifier

Por último, recomendaros éste pequeño programa proporcionado por google para que podamos recibir alertas a nuestra bandeja de Windows cuando recibamos un mail a nuestra cuenta.

Espero que ésta pequeña guía os haya enseñado algo de éste gestor de correo, especialmente a ahorrar tiempo de trabajo y a sacar provecho de sus funciones. Por supuesto, hay muchas más, como creación de grupos de contactos para enviar mensajes, integración con Google Calendar y muchas otras funciones añadidas por plugins para los distintos navegadores.
¡ No podemos tratarlo todo ! Pero podéis encontrar mucha más información en la propia guía de GMail.

Un saludo !

Tags: correo, Gmail, google, mail, optimización

Esta entrada fue añadida el Miércoles, 12, Diciembre, 2007 a las 2:33 am y archivada en Informática. Puedes seguir las respuestas a través del RSS 2.0 feed. Puedes dejar un comentario, o trackback desde tu blog.